Teil 5: Werkzeug und Übung

Die Kette · Stationen 3 bis 4

Das Werkzeug ist die Akte, nicht die Klinik. Jede Tabelle reicht, wenn die Gewohnheiten stehen.

Jetzt, und erst jetzt, reden wir über Software. Die Reihenfolge ist Absicht. Wer zuerst ein Programm kauft und dann über seine Status nachdenkt, bekommt ein teures Abo mit denselben Zetteln darin. Die Wahrheit über Werkzeuge ist unspektakulär. Jedes Werkzeug reicht, das vier Dinge pro Kontakt abbilden kann, nämlich einen Status, ein Datum, einen nächsten Schritt und die Historie der Gespräche. Das können die großen Systeme, die als CRM verkauft werden, also als Software für die Kundenverwaltung, und das kann auch eine Tabelle mit zehn Spalten.

Für die ersten fünfzig Kontakte ist die Tabelle oft die bessere Wahl, weil du an ihr deine Status und deine Felder schärfst, bevor du sie in Software gießt. Als Beispiel reicht eine Tabelle mit elf Spalten. Sie heißen Name, Firma, Telefon, Quelle, Wärme, Mitarbeiterzahl, Status, Datum des Status, nächster Schritt, Datum des nächsten Schritts und Verweis auf den Arztbrief. Wechseln kannst du später jederzeit. Was sich nicht nachrüsten lässt, ist die Gewohnheit, und ein Unternehmer mit sauberer Tabelle schlägt jeden mit verwaistem Software-Cockpit.

Kerngedanke

Entscheidend ist, dass Status, Datum, nächster Schritt und Historie bei jedem Kontakt gepflegt werden, und das tut kein Programm der Welt für dich. Kauf das Werkzeug, wenn die Tabelle zu klein wird, nicht vorher.

5.1 Drei Aufgaben für diese Woche

Dieses Modul ist erst fertig, wenn diese drei Dinge existieren, aufgeschrieben und in Gebrauch. Die Vorlagen dafür stehen darunter.

Definiere dein Status-Set

Nimm die zehn Status aus Teil 1 als Grundlage. Streiche, was dein Geschäft nicht braucht, und schreibe zu jedem Status, den du behältst, das Kriterium in einem Satz auf. Dann nimmst du fünf echte Kontakte aus den letzten Wochen und ordnest sie zu. Wenn du bei einem zögerst, ist ein Kriterium unscharf, und du schärfst es nach, bevor du weitergehst.

Baue deine Arztbrief-Vorlage

Übernimm die zehn Felder aus Teil 3 und passe die Beispiele an dein Angebot an. Dann füllst du die Vorlage für deine nächsten zwei Aufnahmegespräche direkt nach dem Auflegen aus und stoppst die Zeit. Brauchst du länger als drei Minuten, ist die Vorlage zu schwer, und du kürzt die Erklärungen, bis sie in den Alltag passt.

Mach das 30-Minuten-Audit

Sammle alle offenen Interessenten aus allen Ecken zusammen, aus dem Postfach, den Chatverläufen, den Notizen und dem Kopf. Gib jedem einen Status und einen nächsten Schritt mit Datum oder einen Endstatus mit Grund. Das ist zugleich die erste Befüllung deiner Kartei und die aufrichtigste Bestandsaufnahme deines Vertriebs seit Langem. Die Anleitung dafür steht unten.

Vorlage: Das Status-Set

Zehn Status mit Kriterium, als ausgefülltes Beispiel mit je einem Eintrag aus einer Beispielkartei. Übernimm die Tabelle, streiche Zeilen, und ersetze die Beispiele durch deine eigenen.

Status	Kriterium	Beispiel
Neu	Eingegangen, noch kein Kontaktversuch dokumentiert. Nach spätestens einem Tag verlassen.	Mail eines Handwerksmeisters am Dienstagmittag, Empfehlung eines Bestandskunden.
In Kontaktierung	Mindestens ein Versuch mit Datum dokumentiert, die Kadenz läuft noch.	Handwerksmeister, drei Versuche am Dienstag, Nachricht am Mittwoch verschickt.
Nicht erreicht	Die komplette Kadenz ist durchlaufen, keine Reaktion. Nie vorher.	Fensterbauer aus der Anzeige, zehn Versuche über vier Wochen, Abschlussnachricht am 3. Dezember.
Wiedervorlage	Datum, Grund und Wiedereinstiegssatz stehen in der Akte.	Handwerksmeister, 15. Januar, Schulsanierung bis Weihnachten, Satz notiert.
Aufnahmegespräch geführt	Mit dem Menschen selbst gesprochen, neun Schritte gelaufen, Arztbrief liegt vor.	Handwerksmeister, 15. Januar, 25 Minuten, Arztbrief ausgefüllt.
Termin vereinbart	Datum und Uhrzeit stehen, Bestätigung verschickt, alle Entscheider eingeladen.	Handwerksmeister und seine Frau, 19. Januar, 10 Uhr, Video, Bestätigung am 15. Januar raus.
Termin stattgefunden	Das Diagnosegespräch wurde geführt.	Handwerksmeister und seine Frau, 19. Januar, beide anwesend, 90 Minuten.
Entschieden	Ja oder Nein vom Kunden ausgesprochen, beim Nein mit Grund.	Handwerksmeister, Ja am 21. Januar, Start am 2. Februar.
Unqualifiziert	Geprüft und nicht passend, Grund steht dabei.	Einzelunternehmer aus der Anzeige, keine Mitarbeiter, an die er abgeben könnte, freundlich abgesagt.
Nicht kontaktierbar	Objektiv nicht erreichbar, egal wie oft man es versucht.	Formular mit erfundener Nummer, Mail kommt zurück.

Vorlage: Der Arztbrief

Die zehn Felder aus Teil 3 als ausgefülltes Beispiel, geschrieben am 15. Januar, zwei Minuten nach dem Aufnahmegespräch mit einem empfohlenen Handwerksmeister. Ersetze die Werte durch deine.

Herkunft: Empfehlung eines Bestandskunden, Mittagessen im November. Danach das Webinar angesehen, keine Anzeige.
Vertrauensbasis: Kennt mich aus der Erzählung des Empfehlers und aus dem Webinar. Warm über den Empfehler, lauwarm gegenüber mir.
Problem in seinen Worten: „Ich sitze jeden Abend bis neun im Büro und schreibe Angebote, weil das außer mir keiner kann. Draußen läuft alles, drinnen hängt alles an mir.“
Kontext und Zahlen: Sanitär und Heizung, zwölf Mitarbeiter, davon zwei Meister. Umsatz nach seiner Angabe rund 1,4 Millionen. Büro macht seine Frau halbtags, Buchhaltung.
Dringlichkeit mit Begründung: Acht. „Im März fängt die Saison an, und wenn ich bis dahin keinen zweiten Mann im Büro habe, wird es noch ein Jahr wie dieses.“
Startzeitpunkt: Kann ab Februar, will ab Februar. Die Schulsanierung ist seit Weihnachten abgerechnet.
Entscheider: Seine Frau entscheidet mit. Ist beim Diagnosegespräch am 19. Januar dabei, von ihm zugesagt.
Preiskenntnis: Rahmen genannt, je nach Umfang zwischen sechs- und zwölftausend Euro. Reaktion: „Das obere Ende ist ein Meistergehalt für zwei Monate. Wenn es mir die Abende zurückgibt, reden wir darüber.“
Versandte Unterlagen: Bestätigungsmail mit Termin am 15. Januar. Vorbereitungsmail mit zwei Zahlen und einer Aufgabe für Montag, 18. Januar, geplant. Nichts weiter zugesagt.
Nächster Schritt: Diagnosegespräch am 19. Januar, 10 Uhr, Video, mit ihm und seiner Frau. Erinnerung am 18. Januar geplant.

Anleitung: Das 30-Minuten-Audit

Einmal zur ersten Befüllung deiner Kartei, danach als Vorlage für das Wochenritual aus Teil 4. Beim ersten Mal wirst du die dreißig Minuten überziehen, weil beim ersten Aufräumen fast jeder länger braucht, und deshalb stellst du dir einen Wecker, damit aus dem Audit kein ganzer Nachmittag wird.

Minute eins bis zehn, sammeln. Öffne Postfach, Chatverläufe, Notizen und Kalender der letzten drei Monate und schreibe jeden Namen auf, der um ein Gespräch gebeten hat oder mit dem eines lief, ohne dass du weißt, wo er steht. Nicht bewerten, nur sammeln.
Minute elf bis zwanzig, sortieren. Gib jedem Namen einen Status aus deinem Set. Bei jedem, bei dem du zögerst, notierst du den Grund des Zögerns, denn er zeigt dir ein unscharfes Kriterium.
Minute einundzwanzig bis achtundzwanzig, entscheiden. Jeder Name bekommt einen nächsten Schritt mit Datum oder einen Endstatus mit Grund. Wer eine Wiedervorlage bekommt, bekommt auch den Wiedereinstiegssatz, sonst bekommt er einen Endstatus.
Minute neunundzwanzig bis dreißig, planen. Trage die nächsten Schritte der kommenden Woche in den Kalender ein und lege den festen Termin für das Wochenritual an.

Selbstcheck

Ich habe ein Status-Set, bei dem jeder Status ein Kriterium hat, das auch ein Fremder anwenden könnte.
Ich habe fünf echte Kontakte zugeordnet, ohne bei einem zu zögern.
Ich kann meine Kontakt-Kadenz nennen, mit Anzahl, Abständen und Endpunkt, und ich weiß, wann ich begründet von ihr abweiche.
Ich habe die Nachricht für den Kanalwechsel und den letzten Satz in meinen Worten aufgeschrieben.
Ich habe bei jeder Wiedervorlage Datum, Grund und Wiedereinstiegssatz in der Akte.
Ich habe nach meinen letzten beiden Aufnahmegesprächen einen Arztbrief geschrieben, bevor ich etwas anderes getan habe.
Ich kann bei jedem Kontakt sagen, aus welcher Quelle er kommt und wie warm er ist.
Ich habe ein Triage-Kriterium, das objektiv und produktrelevant ist und Situationen bewertet, keine Menschen.
Ich habe das Wochenritual als festen Termin im Kalender.
Ich habe keine einzige offene Karte ohne nächsten Schritt mit Datum.

Damit steht die Patientenakte deiner Klinik. Die Stationen aus Modul 1, die Rollen aus Modul 2, die Quellen aus Modul 3 und das Aufnahmegespräch aus Modul 5 haben jetzt einen Ort, an dem nichts mehr verloren geht. Im nächsten Modul geht es um die Strecke nach dem Diagnosegespräch, vom Befund bis zum Start. In Modul 8 liest du dann aus dieser Kartei die Zahlen heraus, die dir sagen, an welcher Station dein Umsatz hängen bleibt. Jede halbe Stunde, die du hier hineingibst, zahlt dort doppelt ein, denn saubere Status sind die Rohdaten jeder sauberen Diagnose.

Eine Kartei, die du jede Woche eine halbe Stunde pflegst, erinnert sich an jeden Menschen, den du sonst vergessen hättest.

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