Teil 6: Dein Abschlussprozess

Die Kette · Stationen 7 bis 8

Der Abschlussprozess ist fertig, wenn er läuft, ohne dass du in der Woche daran denken musst.

Am Anfang dieses Moduls stand die Prüffrage, ob nach deinem nächsten Diagnosegespräch am selben Tag ein Befundbrief beim Kunden liegt. Jetzt baust du, was dafür nötig ist. Vier Vorlagen, eine Regel für den Kalender, eine Kadenz, und ein Satz, in dem steht, was bei deinem Programm der erste spürbare Erfolg ist. Das ist eine Nachmittagsarbeit, und sie ist der Unterschied zwischen einem Unternehmer, der nach guten Gesprächen hofft, und einem, der nach guten Gesprächen liefert.

6.1 Vier Aufgaben für diese Woche

Reserviere die dreißig Minuten und schreibe deinen Befundbrief

Lege hinter jedes Diagnosegespräch in deinem Kalender dreißig Minuten, die niemand buchen kann. Dann nimm das Gerüst unten, und schreibe für dein letztes Diagnosegespräch aus dem Gedächtnis einen Befundbrief. Du wirst merken, welche Sätze des Kunden dir fehlen, und beim nächsten Gespräch hältst du sie fest. Ab dem nächsten Gespräch geht der Brief am selben Tag raus, mit Angebot oder ohne.

Baue dein Angebot auf zwei Seiten um

Nimm dein aktuelles Angebot und streiche alles, was nicht zu den fünf Dingen gehört, Umfang, Preis, Aufwand des Kunden, Start und Gültigkeit. Schreibe die Gültigkeit mit ihrem Grund. Ersetze die Optionen durch eine Empfehlung mit Begründung. Dann gib die zwei Seiten einem Menschen, der dein Geschäft nicht kennt, und frag ihn nach drei Minuten, was hier für wie viel gekauft wird und was es den Kunden an Zeit kostet. Kann er es sagen, ist das Angebot fertig.

Lege Entscheidungstermin und Kadenz als Regel fest

Schreibe den Satz auf, mit dem du am Ende des Diagnosegesprächs nach dem Entscheidungszeitraum fragst, und den Satz, mit dem du den kurzen Termin vereinbarst. Dann übernimm die Kadenz unten, passe Abstände und Endpunkt an dein Geschäft an, und schreibe zu jeder Berührung, was sie dem Kunden bringt. Lege daneben den Wortlaut deiner Abschlussnachricht ab, damit du sie nicht in dem Moment formulieren musst, in dem du enttäuscht bist.

Definiere den ersten Erfolg und schreibe die Willkommens-Sequenz

Beantworte in einem Satz, woran ein Kunde in den ersten vierzehn Tagen zum ersten Mal spürt, dass dein Programm wirkt. Prüfe dann, ob der Anfang deines Programms diesen Moment zulässt oder ob du die Reihenfolge ändern musst. Dann schreibe die drei Mails der Willkommens-Sequenz nach den Vorlagen unten in deinen Worten, mit deiner ersten kleinen Aufgabe und deinen Terminen.

Vorlage: Befundbrief

Das Gerüst mit den vier Absätzen, jeweils mit dem Feld, das du füllst, und in Klammern die Kurzfassung aus dem ausgefüllten Beispiel. Den vollständigen Beispielbrief hast du in Teil 1 gelesen. Alles in den Worten des Kunden, am selben Tag.

Betreff: Unser Gespräch von heute, zusammengefasst. (Beispiel: „Unser Gespräch von heute Vormittag, zusammengefasst“.)
Einleitung: Ein Satz, der sagt, dass hier steht, was du verstanden hast, und die Bitte, es gegenzulesen. (Beispiel: „Lesen Sie es bitte gegen, denn wenn etwas nicht stimmt, stimmt auch mein Vorschlag nicht.“)
Befund: Wo der Kunde heute steht, mit den Zahlen, die er genannt hat, und mindestens einem Satz von ihm im Wortlaut. (Beispiel: zwölf Mitarbeiter, dreißig Angebote im Monat nach Feierabend, „drinnen hängt alles an Ihnen“.)
Ziel: Der Zustand, den der Kunde beschrieben hat, als Bild, nicht als Wunsch. (Beispiel: mit einem zweiten Mann im Büro in die Saison, an vier von fünf Abenden um sieben zu Hause.)
Empfehlung: Was du vorschlägst, warum es aus dem Befund folgt, mit dem Aufwand für den Kunden und dem Hinweis auf das angehängte Angebot. (Beispiel: „Abläufe und Führung“ über sechs Monate, Start 2. Februar, drei Stunden pro Woche, achttausend Euro in drei Raten.)
Nächster Schritt: Der vereinbarte Entscheidungstermin mit Datum und Uhrzeit, wer anruft, und der Satz, der das Nein erlaubt. (Beispiel: 21. Januar, 17 Uhr, „wenn es nicht passt, sagen Sie es bitte so, das ist eine gute Antwort“.)

Vorlage: Angebotsgerüst

Zwei Seiten. Die erste trägt die fünf Dinge in dieser Reihenfolge, die zweite den formalen Teil. Zu jedem Feld steht in Klammern der Wert aus dem Beispielangebot.

Erste Zeile: Programm, Laufzeit, Zeitraum, Gesamtpreis mit Angabe zur Umsatzsteuer, Zahlungsplan. (Beispiel: „Abläufe und Führung“, sechs Monate, 2. Februar bis 31. Juli, achttausend Euro zuzüglich Umsatzsteuer, drei Raten, vor dem Start, Ende März, Ende Mai.)
Umfang: Die Etappen in Klartext, je ein Absatz, mit dem, was du tust, und dem, was der Kunde tut. (Beispiel: Monat eins ein Tag im Betrieb und Befund. Monate zwei bis vier drei Abläufe schriftlich und übergeben, beginnend mit dem Angebotsschreiben, wöchentlich eine Stunde. Monate fünf und sechs Führungsrhythmus, Termine alle zwei Wochen.)
Empfehlung: Warum dieses Programm und nicht ein anderes, in zwei Sätzen aus dem Befund. (Beispiel: Die zweite Ebene ist da, die beiden Meister, aber sie darf nichts entscheiden. Deshalb die Führungsmonate.)
Aufwand des Kunden: Stunden pro Woche und wofür, über die ganze Laufzeit. (Beispiel: drei Stunden pro Woche, zwei im Betrieb, eine im Termin.)
Start: Datum und was an diesem Tag passiert, dazu der Kick-off, wenn er davor liegt. (Beispiel: Kick-off 25. Januar, eine halbe Stunde per Video. Start 2. Februar, Tag im Betrieb von acht bis sechzehn Uhr.)
Gültigkeit: Datum und der wahre Grund. (Beispiel: bis 29. Januar, weil der Start am 2. Februar bis dahin freigehalten wird, danach neuer Starttermin.)
Formaler Teil, zweite Seite: Deine Firma mit Anschrift und Steuernummer und der Verweis auf die Vertragsbedingungen. (Beispiel: eine halbe Seite, für jeden Kunden gleich.)

Vorlage: Nachfass-Kadenz nach dem Angebot

Ein Vorschlag mit Gründen, keine Statistik. Sie beginnt am vereinbarten Entscheidungstermin und endet nach drei bis fünf Berührungen. Jede Berührung bringt dem Kunden etwas.

Wann	Was	Was es dem Kunden bringt
Tag des Gesprächs	Befundbrief und Angebot, innerhalb der reservierten dreißig Minuten.	Seine Worte, sein Plan, sein Termin.
Entscheidungstermin	Anruf, pünktlich, zur vereinbarten Zeit.	Ein eingehaltener Termin statt einer Nachfrage.
Am selben Tag, wenn nicht erreicht	Eine kurze Nachricht mit dem Wortlaut „Wir hatten 17 Uhr vereinbart, ich habe Sie nicht erreicht. Ich versuche es morgen um elf, oder Sie nennen mir eine bessere Zeit.“	Klarheit, dass der Termin nicht vergessen ist, und die Wahl der Zeit.
Zwei Tage später	Eine Nachricht, die etwas Neues bringt, etwa die Antwort auf eine offene Frage, ein Beispiel aus seiner Branche oder einen Hinweis zu einem Satz aus dem Gespräch.	Ein Stück Information, das seine Entscheidung leichter macht.
Eine Woche später	Ein letzter Anruf, angekündigt als letzter.	Die Gelegenheit, Ja oder Nein zu sagen, ohne sich zu erklären.
Nach etwa drei Wochen	Die Abschlussnachricht, in der steht, dass du dich nicht weiter ungefragt meldest, dass das Angebot mit dem Starttermin verfällt und dass du dich in einigen Monaten nur erkundigst, wenn er es möchte. Danach Wiedervorlage mit Grund oder Endstatus.	Ein Ende ohne Vorwurf und die Tür bleibt offen.

Vorlage: Willkommens-Sequenz

Drei Mails, von dir geschrieben, als ausgefülltes Beispiel für den Handwerksbetrieb aus Teil 5, an den Inhaber und seine Frau. Die erste am Abend des Ja, die zweite am Tag nach dem Kick-off, die dritte am Ende der zweiten Woche. Ersetze Termine, Aufgabe und Erfolg durch deine.

Mail 1, Betreff: Willkommen, und eine erste kleine Aufgabe
Mail 1, Text: Guten Abend Herr [Name], guten Abend Frau [Name], Ihre Bestätigung ist da, und ich freue mich auf die sechs Monate. Damit wir vom Selben reden, hier noch einmal das Ziel. Wir arbeiten daran, dass einer Ihrer Meister bis zur Saison die Standardangebote schreibt und Sie an den meisten Abenden um sieben zu Hause sind. Die Termine stehen in Ihrem Kalender, das Kick-off-Gespräch am 25. Januar um 16 Uhr, eine halbe Stunde per Video, und mein Tag bei Ihnen im Betrieb am 2. Februar ab acht. Sie erreichen mich unter dieser Adresse und unter meiner Nummer, und auf eine Nachricht antworte ich innerhalb eines Werktags. Eine Bitte für die kommende Woche, sie kostet Sie keine Stunde. Legen Sie ab Montag einen Zettel neben das Telefon und machen Sie einen Strich, jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter Sie etwas fragt, das er auch selbst hätte entscheiden können. Und schicken Sie mir die letzten zehn Angebote als PDF, so wie sie rausgegangen sind. Beides ist der Anfang des Befunds, den wir am 2. Februar im Betrieb erheben. Freundliche Grüße, [dein Name]
Mail 2, Betreff: Was wir gestern vereinbart haben
Mail 2, Text: Guten Tag Herr [Name], guten Tag Frau [Name], hier ist, was wir gestern besprochen haben, damit wir es Ende April gemeinsam nachlesen können. Ende April merken Sie, dass es läuft, wenn Ihr Meister Standardangebote schreibt, ohne dass Sie jedes anfassen, und wenn Sie dienstags und donnerstags um sieben zu Hause sind. Bis Ende Februar steht die Vorlage für Standardangebote und die ersten drei sind damit geschrieben. Bis Ende März sind die drei wichtigsten Abläufe aufgeschrieben. Wir sprechen jeden Dienstag um 16 Uhr für eine Stunde, und auf Nachrichten antworte ich innerhalb eines Werktags. Von Ihnen habe ich die Zusage für drei Stunden pro Woche und den Hinweis, wenn eine Woche nicht geht, bevor sie nicht geht. Die nächsten Schritte sind diese. Sie zählen bis Freitag die Rückfragen und schicken mir die Zahl. Ich bereite den 2. Februar vor und sage Ihnen bis Donnerstag, mit wem ich an diesem Tag sprechen möchte. Freundliche Grüße, [dein Name]
Mail 3, Betreff: Zwei Wochen, eine Zahl und ein Abend
Mail 3, Text: Guten Tag Herr [Name], guten Tag Frau [Name], zwei Wochen sind um, und ich fasse zusammen, was passiert ist. Siebenundvierzig Rückfragen in einer Woche, das war Ihre Zahl, und sie erklärt Ihre Abende besser als jedes Gefühl. Am 2. Februar habe ich gesehen, wie Angebote bei Ihnen entstehen, und seit Mittwoch gibt es eine Vorlage für Standardangebote. Ihr Meister hat damit gestern die ersten drei geschrieben, mit mir daneben, und Sie haben keins davon angefasst. Herr [Name], Sie waren am Donnerstag um sieben zu Hause. Das ist ein einzelner Abend und noch kein Ergebnis, aber es ist der erste Beleg, dass es geht. Nächste Woche schreibt Ihr Meister die Angebote ohne mich, und Sie prüfen nur die über fünftausend Euro. Wenn Ihnen in diesen zwei Wochen etwas gefehlt hat oder etwas anders läuft, als Sie es erwartet hatten, sagen Sie es mir bitte am Dienstag, dafür ist der Termin da. Freundliche Grüße, [dein Name]

Selbstcheck

Ich habe hinter jedem Diagnosegespräch dreißig Minuten im Kalender, die niemand buchen kann.
Ich habe eine Befundbrief-Vorlage mit vier Absätzen und kann sie in dreißig Minuten aus meinen Notizen füllen.
Ich habe nach meinem letzten Diagnosegespräch am selben Tag einen Befundbrief verschickt, mit Angebot oder ohne.
Ich habe ein Angebot auf zwei Seiten, mit Umfang, Preis in der ersten Zeile, Aufwand des Kunden, Start mit Datum und einer Gültigkeit, deren Grund wahr ist.
Ich kann den Satz sagen, mit dem ich am Ende des Gesprächs nach dem Entscheidungszeitraum frage, und ich vereinbare daraus einen kurzen Termin.
Ich kann auf „ich muss nachdenken“ und „ich muss mit meiner Partnerin sprechen“ mit einer Frage und einem Dokument antworten statt mit Druck.
Ich habe eine Nachfass-Kadenz mit Anzahl, Abständen und Endpunkt, und jede Berührung bringt dem Kunden etwas.
Ich habe die Auftragsbestätigung und die Rechnung so vorbereitet, dass beide am Tag des Ja rausgehen, mit Starttermin in derselben Mail.
Ich kann in einem Satz sagen, woran ein Kunde in den ersten vierzehn Tagen zum ersten Mal spürt, dass es wirkt.
Ich habe die drei Mails der Willkommens-Sequenz in meinen Worten geschrieben, mit einer ersten Aufgabe und mit Terminen.

Damit sind beide Flure deiner Klinik gebaut. Vom Aufnahmegespräch aus Modul 5 über die Akte aus Modul 6 bis zum Abend, an dem der Kunde zum ersten Mal spürt, dass es wirkt, gibt es jetzt keine Stelle mehr, an der ein Mensch unbemerkt verloren geht. Im nächsten Modul lernst du, das zu beweisen. Die Laborwerte in Modul 8 zeigen dir mit vier Zahlen, an welcher Station dein Umsatz hängen bleibt, und eine davon, die Abschlussquote, zählt ab jetzt die unterschriebenen Auftragsbestätigungen aus diesem Modul.

Sorgfalt nach dem Gespräch ist kein Charakterzug. Sie ist ein Kalendereintrag, eine Vorlage und eine Regel, die vorher feststeht.

Tipp: Mit den Pfeiltasten ← → wechselst du zwischen den Lektionen.