Teil 6: Dein Opener-Leitfaden

Die Kette · Stationen 2 bis 4

Du verlässt dieses Modul mit zwei Blättern neben dem Telefon, einem Leitfaden in deinen Worten und einer Strichliste für den ersten Block.

Jetzt wird gebaut, und zwar in dieser und der nächsten Woche, denn ein Opener-Leitfaden, der nicht am ersten Anrufblock geprüft wurde, ist ein Aufsatz über Kaltakquise. Die vier Aufgaben unten führen dich von der Frage, wen du anrufst, bis zu den vier Zahlen nach deinem ersten Block. Ein Leitfaden für Anrufe bei Steuerkanzleien steht als ausgefülltes Beispiel darunter. Übernimm die Struktur und schreib die Sätze neu, denn übernommene Sätze klingen in deinem Mund nach jemand anderem, und die Angerufene hört das.

Kläre, wen du anrufst

Beantworte drei Fragen schriftlich, bevor du die Liste baust. Sind deine Kontakte eindeutig Geschäftskunden, keine Solo-Selbstständigen im Graubereich? Welcher sachliche Grund verbindet dein Angebot mit dem Kerngeschäft dieser Betriebe, in einem Satz? Wo liegt deine Sperrliste, und wer pflegt sie? Die Frage, wen du in deinem Land anrufen darfst, hast du nach Teil 0 geklärt, und ohne diese Antwort findet kein Block statt.

Baue eine Liste mit dreißig Kontakten

Lege die drei Kriterien fest, an denen man dein Symptom von außen erkennt, und die Ausschlusskriterien aus deiner Erst-Sichtung. Recherchiere dreißig Kontakte nach dem Fünf-Minuten-Muster aus Teil 1, mit Anrufgrund in einem Satz, Entscheider, Nummer, Quelle und einem Feld für den Sperrvermerk. Schreibe den Brief in deinen Worten nach der Vorlage aus Teil 1 und verschicke ihn eine Woche vor dem ersten Block.

Schreibe deinen Opener-Leitfaden

Fülle die Vorlage unten mit deinen Sätzen. Die fünf Prüffragen übernimmst du, alles andere formulierst du neu, von der Zentrale bis zur Antwort auf „kein Interesse“. Sprich jeden Satz dreimal laut, und streiche jeden, bei dem du beim Sprechen stolperst oder der nach Werbung klingt. Der fertige Leitfaden passt auf zwei Seiten und liegt beim ersten Block neben dem Telefon.

Führe den ersten Anrufblock mit Strichliste

Neunzig Minuten im Kalender, an einem Vormittag, an dem du ausgeschlafen bist. Liste und Leitfaden liegen bereit, Mail und Handy sind weg. Du führst die Strichliste unten von der ersten Wahl an, schreibst nach jedem Versuch die Zeile in deine Liste und trägst nach dem Block alle Verabredungen und Wiedervorlagen in den Kalender ein. Danach schreibst du für die beiden Anrufe, die am schlechtesten liefen, das Drei-Zeilen-Protokoll aus Teil 5. Der zweite Block liegt in derselben Woche, zu einer anderen Uhrzeit.

Vorlage: Der Opener-Leitfaden, ausgefülltes Beispiel

So sieht ein Leitfaden für Anrufe bei Steuerkanzleien aus, in der Form, in der er neben dem Telefon liegt. Die Prüffragen sind für alle gleich, die Sätze schreibst du für deine Zielgruppe neu.

Die fünf Prüffragen nach jedem Anruf, eine je Ergebnis aus Teil 2: Weiß sie, wer ich bin, warum ich angerufen habe und dass sie Nein sagen konnte? Habe ich mit der Person gesprochen, die entscheidet, oder weiß ich jetzt, wer das ist und wann sie erreichbar ist? Weiß ich, ob das Symptom da ist, wie groß es ist und ob sie es ändern will, in ihren Worten und mit einer Zahl? Habe ich einen Termin mit Datum und Uhrzeit oder ein ausgesprochenes Nein mit Antwort auf die Frage nach dem Wiedersehen? Steht das alles in der Liste, bevor ich die nächste Nummer wähle?
Einstieg bei der Zentrale: „Guten Tag, [dein Name], ich bin Unternehmensberater. Ich hatte der Inhaberin letzte Woche einen Brief geschrieben, in dem ich einen Anruf angekündigt habe, es geht um die Annahme neuer Mandanten in der Kanzlei. Wir kennen uns noch nicht. Ist die Inhaberin dafür die richtige Ansprechpartnerin, und ist sie gerade zu sprechen?“ Auf die Frage, worum es geht: „Ich habe gesehen, dass die Kanzlei wächst und dass neue Mandanten immer zuerst bei der Inhaberin landen. Ich arbeite mit Inhabern, bei denen das zum Engpass wird, und ich wollte sie zwei Dinge dazu fragen, keine Präsentation. Sie kennen ihren Kalender besser als ich. Wann ist ein Zeitpunkt, an dem ich sie nicht mitten aus etwas herausreiße?“
Einstieg beim Entscheider, Name, Grund, Erlaubnis: „Guten Tag, [dein Name], ich bin Unternehmensberater. Wir kennen uns nicht, ich rufe Sie kalt an, und ich hatte Ihnen letzte Woche einen Brief geschickt. Darf ich Ihnen in zwei Sätzen sagen, warum, und dann entscheiden Sie, ob wir weiterreden?“ Nach dem Ja: „Ich habe gesehen, dass Sie seit Juni zwei Steuerfachangestellte suchen und dass auf Ihrer Seite steht, das erste Gespräch mit neuen Mandanten führen immer Sie persönlich. Ich arbeite mit Inhabern, bei denen jede Entscheidung über den eigenen Schreibtisch läuft, und ob das bei Ihnen ein Thema ist oder gut so funktioniert, weiß ich nicht. Deshalb hätte ich eine Frage, wenn Sie erlauben.“
Wenn sie fragt, was ich mache: „Ich arbeite mit inhabergeführten Betrieben zwischen zehn und fünfzig Leuten daran, dass Abläufe und Entscheidungen nicht mehr alle über den Chef laufen müssen. Ob das für Ihre Kanzlei ein Thema ist, weiß ich erst nach meiner Frage, deshalb würde ich sie gern stellen.“
Die drei Befund-Fragen: „Wenn heute eine neue Praxis bei Ihnen anfragt, wer führt das erste Gespräch, und wie lange dauert es im Moment, bis es stattfindet?“ Dann: „Wie viele solcher Anfragen kommen in einem normalen Monat, und was passiert mit ihnen, wenn Sie zwei Wochen im Jahresabschluss stecken?“ Dann: „Ist das etwas, das Sie in den nächsten Monaten anders haben wollen, oder läuft es für Sie so in Ordnung?“ Eine Nachfrage erlaubt, wenn eine Antwort keine Zahl enthält. Keine Frage nach Bedeutung oder Vorgeschichte.
Übergang zum Aufnahmegespräch: „Dann sage ich Ihnen, was ich gehört habe: (ihre Sätze, ihre Zahl). Was daran zu ändern wäre und was nicht, kann ich nach drei Fragen nicht beurteilen, und ich will es nicht raten. Mein Vorschlag wäre ein Gespräch von zwanzig Minuten, in dem ich Ihnen Fragen stelle, keine Präsentation, und am Ende wissen Sie, ob ich Ihnen bei dem Thema helfen kann oder nicht. Was eine Zusammenarbeit kosten würde, sage ich Ihnen dort offen, bevor Sie irgendetwas entscheiden. Passt Ihnen (Fenster eins) oder (Fenster zwei)?“ Nach der Zusage: „Darf ich Ihnen eine kurze Bestätigung mit meiner Nummer an die Kanzleiadresse schicken? Und entscheiden Sie über so etwas allein, oder sollte jemand mit am Tisch sitzen?“
Das saubere Nein: „Dann passt es im Moment nicht, und danke, dass Sie mir das so klar sagen. Darf ich mich in einem Jahr noch einmal melden, oder soll ich Sie ganz in Ruhe lassen?“ Bei „in Ruhe lassen“: Sperrvermerk, nie wieder wählen.
Kein Interesse: „Verstehe, und das glaube ich Ihnen sofort. Damit ich Sie nicht noch einmal grundlos störe, nur eine Frage: Läuft bei Ihnen das erste Gespräch mit jeder neuen Praxis über Sie persönlich, oder haben Sie das schon auf mehrere Schultern verteilt?“ Danach gilt die Antwort.
Schicken Sie mir etwas: „Gern. Damit ich Ihnen nicht den ganzen Ordner schicke, eine Frage: Was davon wäre für Sie gerade das Thema, die Wartezeit bei neuen Anfragen oder eher, dass alles über Ihren Tisch läuft? Ich schicke Ihnen dazu heute eine Seite, und ich rufe Sie am (Tag) um (Uhrzeit) kurz an, ob es zu Ihnen passt. Ist das in Ordnung?“ Ohne Thema und ohne Rückruf ist es ein Nein: Seite schicken, Frage nach dem Wiedersehen, Wiedervorlage in zwölf Monaten.
Keine Zeit: „Verstehe, dann halte ich Sie jetzt nicht auf. Wann passt es besser, morgen früh um acht oder Donnerstag gegen vier?“ Ohne konkreten Zeitpunkt ist es ein Nein, und es bekommt die Frage nach dem Wiedersehen.
Wir haben schon jemanden: „Das ist gut, dann sind Sie nicht allein mit dem Thema. Gibt es einen Bereich, in dem Sie sich von dieser Zusammenarbeit im Moment etwas mehr wünschen würden, oder passt es rundum?“
Grenzen: Eine Nachfrage, nie zwei. Aufhören, wenn der Ton kippt. „Keine Anrufe“ ist ein Widerspruch: Sperrvermerk.

Vorlage: Die Strichliste für den Anrufblock

Ein Blatt pro Block, mit der Hand geführt, nach dem Block in deine Tabelle übertragen. Die Beispielwerte stammen aus Teil 5.

Datum, Uhrzeit von bis: Donnerstag, 8:00 bis 10:00 Uhr.
Zeitfenster, das getestet wird: vor dem Vorzimmer, früher Vormittag.
Wählversuche: ein Strich pro gewählter Nummer. 38.
Erreicht: ein Strich, wenn der Entscheider selbst am Apparat war. 9.
Gespräche: ein Strich, wenn mindestens eine Befund-Frage beantwortet wurde. 6.
Termine: ein Strich pro zugesagtem Aufnahmegespräch mit Datum und Uhrzeit. 2.
Saubere Nein: ein Strich pro ausgesprochenem Nein, dahinter W für Wiedersehen erlaubt oder S für Sperrvermerk. 3, davon 2 W und 1 S.
Verabredungen: ein Strich pro vereinbartem Rückruf mit Uhrzeit, sofort in den Kalender. 3.
Erreichquote: Erreicht geteilt durch Wählversuche, nach dem Block ausgerechnet. 9 von 38.
Terminquote aus Kaltanruf: Termine geteilt durch Erreicht. 2 von 9.
Drei-Zeilen-Protokoll zu den zwei schwächsten Anrufen: Wie lief der Einstieg, wo ist die Angerufene abgebogen, welcher Satz von mir war zu lang.
Ein Satz zur Verfassung: Wann war die Zugewandtheit weg, und was habe ich dann gemacht.

Selbstcheck

Geh die Liste ehrlich durch. Was offen bleibt, gehört in deinen nächsten Anrufblock.

Ich habe geklärt, wen ich in meinem Land anrufen darf und wen nicht, und ich habe eine Sperrliste, aus der nie ein Name gelöscht wird.
Ich habe eine Liste mit dreißig Kontakten, und hinter jedem Namen steht ein Anrufgrund, der mit dem Geschäft dieses Betriebs zu tun hat.
Ich kann meinen Einstieg aus Name, Grund und Erlaubnis auswendig sprechen, ohne dass er nach Werbung klingt.
Ich kann die fünf Ergebnisse eines Kaltanrufs nennen und nach jedem Anruf prüfen, welche ich erreicht habe.
Ich habe meine zwei bis drei Befund-Fragen aufgeschrieben, und keine davon fragt nach Bedeutung oder Vorgeschichte.
Ich habe auf „kein Interesse“, „schicken Sie mir etwas“ und „keine Zeit“ je eine Antwort, die ein Nein erlaubt, und ich frage höchstens einmal nach.
Ich habe meinen ersten Anrufblock geführt und kann Wählversuche, erreichte Entscheider, Gespräche und Termine nennen.
Ich habe mindestens ein sauberes Nein in meiner Liste stehen, mit Antwort auf die Frage nach dem Wiedersehen.

Ein letzter Gedanke, bevor du weitergehst. Stell dir die Kanzleiinhaberin vor, die nach deinem Anruf am Donnerstag um halb neun mit einem Kaffee am Telefon sitzt. Sie erwartet ein Gespräch, in dem ihr Fragen gestellt werden, in dem der Preis offen genannt wird und nach dem sie weiß, ob du ihr helfen kannst. Das ist die Erwartung, die der Kaltanruf gesetzt hat, und das Aufnahmegespräch muss sie jetzt einlösen. Wie das geht, Schritt für Schritt, ist das Herzstück von Level 2, und es kommt im nächsten Modul.

Ein Leitfaden neben dem Telefon macht aus dem Anruf, den niemand erwartet, einen, an den man sich gern erinnert.

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