Lektion 8 von 8 · etwa 9 Minuten
Teil 7: Dein Aufnahme-Leitfaden
Gelernt wird hier nur, um anzuwenden, und diese Woche baust du dein Aufnahmegespräch.
Du hast jetzt alles, was ein Aufnahme-Leitfaden braucht. Nimm dir für den Bau einen ruhigen Block von neunzig Minuten, am besten an einem Vormittag ohne Termine, und leg die Notizen aus deinen letzten fünf Gesprächen neben den Laptop. Dich erwarten vier Aufgaben und sechs Vorlagen, die du übernehmen und in deine Sprache bringen darfst, und am Ende ein Selbstcheck, der dir sagt, ob die Station steht.
Die Ergebnisliste in deine Worte bringen
Schreib die acht Ergebnisse aus Teil 1 ab, aber formuliere jedes als Frage an dich selbst nach dem Gespräch, so wie im ausgefüllten Beispiel der ersten Vorlage. Eine Seite reicht, in deiner Sprache. Das ist ab sofort dein Prüfraster nach jedem Aufnahmegespräch, und jede Frage, die du mit Nein beantwortest, zeigt dir das Loch, das du beim nächsten Mal schließt.
Deinen Feldkatalog bauen
Lege die acht bis zwölf Felder fest, die dein Diagnosegespräch gefüllt braucht, nach dem Muster aus Teil 2 und mit dem ausgefüllten Beispiel unten als Vorlage. Teste ihn am nächsten echten Gespräch und notiere danach, welche Felder die Erzähleinladung von selbst gefüllt hat, welche du nachfragen musstest und welche im Katalog noch fehlen.
Preis-Passage und die drei Mails formulieren
Schreib deine Version der Preis-Passage aus Teil 4 auf, mit deinem echten Rahmen, und sprich sie dreimal laut, bis sie nach dir klingt. Sie fällt im nächsten Aufnahmegespräch, und nicht erst, wenn sie sich bequem anfühlt. Danach passt du die drei Mails an dein Angebot an, vor allem die Punkte, die der Kunde bereitlegen soll.
Zwei echte Gespräche prüfen
Nimm zwei deiner nächsten Aufnahmegespräche auf, mit Einverständnis der Gegenseite, und höre sie gegen deine Ergebnisliste ab. Welche der acht wurden erreicht? Und die härtere Frage bei jeder Nachfrage zur Dringlichkeit, hast du beleuchtet oder gedrückt? Leg gleichzeitig die Strichliste für Terminquote und Show-Rate an.
Vorlage: Ergebnisliste als Prüffragen
Das ist ein ausgefülltes Beispiel. Nach jedem Aufnahmegespräch gehst du die acht Fragen durch, bevor du die Akte schreibst.
- Gesprächsbereitschaft: War der Kunde bereit, jetzt mit mir zu sprechen, oder habe ich ihn zwischen zwei Terminen erwischt und trotzdem weitergemacht?
- Orientierung: Weiß er, wer ich bin, was dieses Gespräch war und was nicht, und hat er gehört, dass es einen Ausstieg gibt?
- KANN: Weiß ich, ob er kaufen kann, mit Rahmen, Entscheidung und Anwendbarkeit, und habe ich es gefragt statt vermutet?
- WILL: Weiß ich, ob er will, und kann ich sagen, an welchem Verhalten ich das gemerkt habe?
- Datenerhebung: Sind alle zehn Felder meines Katalogs gefüllt, oder fehlt eines, das ich beim nächsten Kontakt nachholen muss?
- Wert des nächsten Schritts: Weiß er, was im Diagnosegespräch passiert, mit wem er spricht und in welchem Rahmen sich eine Zusammenarbeit bewegt?
- Verbindlicher Termin: Steht ein Termin mit Datum, Uhrzeit, angekommener Bestätigung und allen Entscheidern, oder steht eine Wiedervorlage mit Datum und Grund?
- Dokumentation: Habe ich die Akte in den fünf Minuten nach dem Auflegen geschrieben, bevor ich etwas anderes angefangen habe?
Vorlage: Feldkatalog
Ein ausgefülltes Beispiel mit zehn Feldern, nach einem Aufnahmegespräch mit einem Handwerksmeister. Die Beispielwerte zeigen, wie kurz ein Eintrag sein darf.
- Herkunft und Wärme: Empfehlung eines Bestandskunden, Geschäftsführer eines Betriebs mit dreißig Mitarbeitern. Warm.
- Was er schon kennt: Das Webinar, und was der Bestandskunde ihm beim Mittagessen vom Programm erzählt hat.
- Lage in Zahlen: Sanitär und Heizung, zwölf Mitarbeiter, davon zwei Meister, vier Montagetrupps, nach seiner Angabe rund 1,4 Millionen Euro Jahresumsatz, Auftragsbücher voll bis zum Frühjahr.
- Anliegen in seinen Worten: „Alles läuft durch mich. Ich bin morgens der Erste und abends der Letzte, und trotzdem liegen Angebote drei Wochen.“
- Schon versucht: Einen Meister zum Bauleiter gemacht, hat ein halbes Jahr geholfen, dann war es wie vorher.
- Seit wann: Seit dem vierten Trupp vor zwei Jahren, schlimmer seit dem Frühjahr.
- Was passiert, wenn es bleibt: Der beste Geselle geht, er hat es bereits angedeutet.
- Wer mitentscheidet: Seine Frau, führt die Buchhaltung, nimmt am Dienstag teil.
- Startzeitpunkt: Ab Februar, die Schulsanierung ist seit Weihnachten durch und abgerechnet.
- Investitionsrahmen: „Bis zehntausend, wenn es das löst.“ Rahmen sechs- bis zwölftausend genannt, keine Überraschung.
In der Schlussprüfung kommt die Dringlichkeit mit Begründung dazu, im Beispiel eine Acht, weil im März die Saison anfängt. Auch die Reaktion auf den Preisrahmen und der nächste Schritt gehören dazu, und alles wandert mit in den Arztbrief aus Modul 6.
Vorlage: Preis-Passage
Der Wortlaut für den fünften Schritt, im Beispiel mit dem Rahmen eines Beratungsprogramms. Ersetze den Rahmen durch deinen eigenen und sprich den Text laut, bis er nach dir klingt.
Bevor wir über einen Termin sprechen, eine Einordnung zum Geld, damit Sie mit dieser Information ins nächste Gespräch gehen. Falls wir zusammenarbeiten, liegt ein Programm bei mir je nach Umfang zwischen sechs- und zwölftausend Euro. Was davon für Sie sinnvoll ist, und ob überhaupt, klärt das Diagnosegespräch. Wie klingt dieser Rahmen für Sie?
Danach kommt Stille. Sagt der Kunde „puh“, fragst du, was er im Kopf hatte, dankst für die Zahl und fragst, was eine Zusammenarbeit erreichen müsste, damit sich der obere Rand des Rahmens für ihn rechnet.
Vorlage: Terminbestätigung
Diese Mail geht raus, während ihr noch sprecht, zusammen mit der Kalendereinladung. Die Angaben in eckigen Klammern ersetzt du durch den vereinbarten Termin.
Betreff: Ihr Diagnosegespräch am [Wochentag, Datum, Uhrzeit]
Sehr geehrter Herr [Name],
vielen Dank für das Gespräch eben. Wie besprochen bestätige ich Ihnen unseren Termin für das ausführliche Diagnosegespräch am [Wochentag, Datum] um [Uhrzeit]. Wir sprechen per Video, den Zugangslink finden Sie in der Kalendereinladung, die mit dieser Mail bei Ihnen angekommen ist. Planen Sie bitte sechzig Minuten ein.
Sie sagten, dass Ihre Frau bei Ihnen mitentscheidet. Ich habe sie fest eingeplant, damit wir alles besprechen können, was für eine Entscheidung nötig ist, und würde mich freuen, wenn Sie ihr die Einladung weiterleiten.
Im Gespräch geht es zuerst um Ihre Situation, so wie Sie sie mir heute geschildert haben, und erst danach um die Frage, ob und wie ich Ihnen helfen kann. Vor dem Termin bekommen Sie von mir noch eine kurze Mail mit dem, was Sie am besten bereitlegen.
Falls etwas dazwischenkommt, geben Sie mir bitte kurz Bescheid, dann finden wir ein neues Fenster in derselben Woche.
Mit freundlichen Grüßen
[dein Name]
Vorlage: Vorbereitungsmail
Diese Mail geht am Werktag nach dem Aufnahmegespräch raus. Die Punkte zum Bereitlegen passt du an dein Angebot an.
Betreff: Zwei Zahlen und zehn Minuten vor unserem Gespräch am [Wochentag]
Sehr geehrter Herr [Name],
damit wir am [Wochentag] nicht bei null anfangen, hier in Kürze, was Sie erwartet und was Sie bereitlegen können.
Wir haben sechzig Minuten. In der ersten Hälfte höre ich zu und frage nach, damit ich Ihre Lage im Betrieb so verstehe, wie Sie sie erleben. In der zweiten Hälfte sage ich Ihnen offen, was ich sehe und ob ich glaube, dass mein Programm dabei hilft. Wenn ja, besprechen wir, wie eine Zusammenarbeit aussehen würde. Wenn nein, sage ich Ihnen das auch, und Sie nehmen einen klaren Blick von außen mit.
Bereitlegen sollten Sie zwei Zahlen, den Umsatz der letzten zwölf Monate und die Zahl der Angebote, die aktuell länger als eine Woche unbearbeitet liegen. Grobe Werte reichen. Dazu eine kleine Aufgabe, die zehn Minuten dauert. Notieren Sie sich bis [Wochentag] drei Aufgaben, die Sie an einem normalen Tag selbst erledigen, obwohl sie jemand anderes im Betrieb erledigen könnte.
Den Zugangslink finden Sie in der Kalendereinladung, die Sie bereits haben. Ich freue mich auf das Gespräch mit Ihnen und Ihrer Frau.
Mit freundlichen Grüßen
[dein Name]
Vorlage: Erinnerung am Vortag
Diese Mail geht am Tag vor dem Diagnosegespräch raus, kurz und ohne neue Inhalte.
Betreff: Morgen um [Uhrzeit], unser Diagnosegespräch
Sehr geehrter Herr [Name],
eine kurze Erinnerung an unser Gespräch morgen, [Wochentag], um [Uhrzeit]. Den Zugangslink finden Sie in der Kalendereinladung, ich bin fünf Minuten vorher im Raum.
Wenn Sie die zwei Zahlen und Ihre drei notierten Aufgaben griffbereit haben, steigen wir direkt ein. Und falls Ihre Frau morgen doch nicht dabei sein kann, sagen Sie mir bitte kurz Bescheid. Dann verschieben wir lieber auf einen Termin, an dem Sie beide Zeit haben, statt morgen nur die Hälfte zu besprechen.
Bis morgen.
Mit freundlichen Grüßen
[dein Name]
Selbstcheck
- Ich kann die acht Ergebnisse aus dem Kopf aufzählen und weiß bei jedem, warum es existiert.
- Ich habe meinen Feldkatalog gebaut und ihn an einem echten Gespräch getestet.
- Ich kann meinen Preisrahmen im Aufnahmegespräch nennen, ohne mich zu rechtfertigen, und ich kann erklären, warum er dort hingehört.
- Ich kenne meine drei Ausgänge und habe mindestens einen Interessenten würdevoll auf Wiedervorlage gesetzt statt terminiert.
- Ich habe meine Termine innerhalb von sechs Tagen gelegt und noch am Telefon schriftlich bestätigt.
- Ich habe nach jedem Aufnahmegespräch in fünf Minuten eine Akte geschrieben, mit der ein Dritter das Diagnosegespräch führen könnte.
- Ich kann bei jeder Nachfrage zur Dringlichkeit sagen, ob ich beleuchtet oder gedrückt habe.
Ein letzter Gedanke zum Rang dieses Moduls. Die Aufnahme wirkt wie die kleine Schwester des Diagnosegesprächs, und lass dich davon nicht täuschen. Sie bestimmt, wer überhaupt behandelt wird, und mit ihr steht oder fällt jede Stunde, die du danach investierst. Und wenn du die Rolle eines Tages abgibst, bekommt deine Setterin drei Blätter statt einer Einweisung aus dem Bauch, eine Ergebnisliste, ein Gerüst und einen Feldkatalog, und diese drei Blätter unterscheiden den Chefarzt vom besten Diagnostiker der Stadt.
Die Voruntersuchung ist die halbe Diagnose, und ab dieser Woche gehört sie dir.
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