Lektion 2 von 9 · etwa 8 Minuten
Teil 1: Die Woche des Chefarztes
Dein Kalender ist das erste Dokument deiner Klinik, das ein Fremder lesen kann, und er verrät, ob hier ein Künstler auftritt oder ein Architekt baut.
Öffne den Kalender der letzten Woche und lies ihn so, als wäre er der eines anderen. Du siehst Termine mit Namen, ein Diagnosegespräch am Montag um zehn, einen Beratungstag am Dienstag, zwei Gespräche am Mittwoch, dazwischen Löcher. In den Löchern ist auch etwas passiert, Rückrufe, Mails, die Akte, ein Angebot, aber davon steht nichts drin, weil du es zwischen zwei Terminen erledigt hast, wenn es gerade ging. Der Kalender eines Künstlers besteht aus Auftritten. Alles, was den Auftritt vorbereitet und nachbereitet, findet in der Garderobe statt, und die Garderobe hat keine Uhrzeit.
Bevor du die erste Anzeige schreibst, baust du diesen Kalender um, und zwar aus einem Grund, der erst später sichtbar wird. Du kannst nur einen Block übergeben, den es gibt. Wenn deine Aufnahmegespräche irgendwann zwischen zwei Terminen stattfinden, kannst du sie niemandem geben, weil niemand weiß, wann sie sind. Wenn dein Pipeline-Ritual im Kopf läuft, kann es niemand übernehmen. Ein Mitarbeiter braucht Blöcke mit Namen und Uhrzeiten, in die er sich setzen kann, und die entstehen nicht am Tag seiner Einstellung. Sie entstehen jetzt, während du noch alles allein machst, und du wirst merken, dass sie dir schon vorher die Woche leichter machen.
1.1 Sechs Blöcke, die jede Klinik braucht
Die Beispielwoche in diesem Teil hat sechs feste Blöcke, und jeder hat einen Zweck und ein Endprodukt, so wie jede Station und jede Rolle in diesem Kurs. Ich nenne dir dazu Uhrzeiten, weil man sich einen Kalender mit Uhrzeiten besser vorstellen kann. Deine werden andere sein.
Die Diagnose-Fenster
Montag bis Donnerstag, jeweils um neun und um elf, acht Fenster für Diagnosegespräche. Angenommen, dein Rollenprofil sieht vier bis sechs Diagnosegespräche in der Woche vor. Dann sind die zwei bis vier leeren Fenster der Preis für die Sechs-Tage-Regel aus Modul 5. Wer im Aufnahmegespräch einen Termin innerhalb von sechs Tagen anbieten will, braucht freie Fenster, die nicht schon mit Lieferung vollgestellt sind. Ein Fenster, das am Donnerstag der Vorwoche noch leer ist, gibst du für anderes frei, vorher nicht.
Die Aufnahme-Blöcke
Dienstag und Donnerstag von vier bis halb sechs. Neunzig Minuten reichen für drei Aufnahmegespräche von zwanzig Minuten und den Arztbrief direkt danach, denn ein Arztbrief, der am Abend geschrieben wird, ist schon zur Hälfte vergessen. Das Endprodukt des Blocks ist nicht die Zahl der Gespräche, es sind Termine mit Übergabe oder Wiedervorlagen mit Grund. Diesen Block gibst du später als Ersten an deine Setterin ab.
Die Anrufblöcke
Montag, Mittwoch und Freitag um halb eins, je fünfundvierzig Minuten. Hier werden neue Anfragen zurückgerufen, die Kadenz für Unerreichte aus Modul 6 abgearbeitet, Wiedervorlagen angerufen und Angebote nachgefasst. Es sind drei kurze Blöcke statt einem langen, weil das Rollenprofil verlangt, dass jede Anfrage innerhalb von zwei Werktagen erreicht wird, und das schafft kein Block, der nur am Mittwoch liegt. Wer Kaltakquise betreibt, hat dafür einen eigenen Anrufblock nach Modul 4, und der liegt nicht zwischen zwei Diagnosegesprächen.
Der Zahlen-Termin
Freitag um halb drei, eine Viertelstunde mit der Karteikarte aus Modul 8. Vier Kernzahlen, verglichen mit der eigenen Historie, ein Satz zur auffälligsten. Sobald deine erste Mitarbeiterin da ist, bekommt dieser Termin einen zweiten Stuhl und wird zum Wochenritual aus Teil 7.
Das Pipeline-Ritual
Freitag um drei, dreißig Minuten, direkt nach den Zahlen. Jede offene Karte bekommt einen nächsten Schritt mit Datum, in der Reihenfolge, die du aus Modul 6 kennst. Der Freitag bietet sich an, weil du dann noch weißt, was in der Woche war, und weil die nächste Woche danach im Kopf sortiert ist. Auch dieses Ritual wandert später zu deiner Setterin, und du schaust nur noch hinein.
Die Visite
Donnerstag um halb vier, zwanzig Minuten. Eine Akte, eine Prüffrage, und wie das im Gespräch klingt, siehst du in Teil 6. Der Block existiert schon, bevor es jemanden gibt, den du besuchen könntest, denn solange du allein arbeitest, prüfst du hier einen deiner eigenen Arztbriefe.
Zwei Blöcke kommen dazu. Der eine ist der Nachsorge-Block aus Modul 10, dienstags von zwei bis vier, mit den Kontrollterminen und den Lebenszeichen an Bestandskunden. Die Nachsorge ist eine Station wie jede andere und bekommt ihre Uhrzeit, bevor die Lieferung sie frisst. Der andere kommt in keiner Klinik-Metapher vor und ist trotzdem der wichtigste für Level 2. Freitagvormittag von neun bis zwölf ist in der Beispielwoche Bauzeit. Dort entstehen die Vorlagen aus den Modulen, die Anzeige, der Ausbildungsplan und der Praxis-Steckbrief, und dort wird auch in Zukunft alles gebaut, was am Prozess und nicht im Prozess passiert. Wer diesen Block nicht hat, macht Level 2 in der Garderobe.
1.2 Die Beispielwoche auf einen Blick
| Tag | Vormittag | Mittag | Nachmittag |
|---|---|---|---|
| Montag | Diagnose-Fenster 9 und 11 Uhr | Anrufblock 12:30 | Lieferung |
| Dienstag | Diagnose-Fenster 9 und 11 Uhr | Nachsorge-Block 14 bis 16 Uhr, Aufnahme-Block 16:00 bis 17:30 | |
| Mittwoch | Diagnose-Fenster 9 und 11 Uhr | Anrufblock 12:30 | Lieferung |
| Donnerstag | Diagnose-Fenster 9 und 11 Uhr | Visite 15:30, Aufnahme-Block 16:00 bis 17:30 | |
| Freitag | Bauzeit 9 bis 12 Uhr | Anrufblock 12:30 | Zahlen-Termin 14:30, Pipeline-Ritual 15:00 |
Die Lieferung, im Beispiel also die Beratungstage in den Betrieben der Kunden, füllt die Nachmittage am Montag und Mittwoch und wird um die Blöcke herum geplant, nicht umgekehrt. Das ist die Entscheidung, die den Künstler vom Architekten trennt. Der Künstler nimmt jeden Auftritt an und schiebt die Klinik in die Lücken. Der Architekt schützt die Blöcke, aus denen die Klinik besteht, und legt die Auftritte drumherum.
Leere Diagnose-Fenster mit Lieferung füllen, weil sie sich nach Verschwendung anfühlen. Zwei Wochen später kann der Setter im Aufnahmegespräch nur noch Termine anbieten, die zehn Tage in der Zukunft liegen, die Sechs-Tage-Regel reißt, und die Terminquote fällt, weil ein Interessent, der heute ein Problem hat, einen Termin in zehn Tagen seltener zusagt. Der Chef prüft dann das Gespräch des Setters, dabei war es sein eigener Kalender. Ein leeres Fenster ist keine Verschwendung, es ist die Kapazität, die deine Aufnahme braucht, um ihr Endprodukt zu liefern. Wie so ein Fall im Wochenritual auffliegt, siehst du in Teil 7.
1.3 Was sich am Tag der Übergabe ändert
Jetzt siehst du, warum der Kalender vor der Anzeige kommt. Am Tag, an dem deine Setterin anfängt, erfindest du keinen neuen Prozess. Du lässt drei Blöcke den Besitzer wechseln. Die Aufnahme-Blöcke werden ihre, die Anrufblöcke werden ihre, und das Pipeline-Ritual wird ihres. Uhrzeiten, Endprodukte und Reihenfolge bleiben dieselben, die du vorher selbst monatelang eingehalten hast. Zwei Blöcke bekommen einen zweiten Stuhl, der Zahlen-Termin und die Visite. Die Diagnose-Fenster bleiben deine, und die Bauzeit auch.
Das ist Delegieren, wenn man es in einen Kalender übersetzt. Es ist keine Bitte, sich um den Vertrieb zu kümmern, es ist die Übergabe von drei Blöcken, die es schon gibt, mit Zweck, Uhrzeit und Endprodukt, an einen Menschen, der vorher in diesen Blöcken ausgebildet wurde. Ein Fremder, der die Beispielwoche nach der Übergabe liest, könnte sagen, was die Setterin am Dienstag um vier tut und was am Freitag um drei auf dem Tisch liegt. Wenn ein Fremder das in deinem Kalender nicht sagen kann, gibt es noch nichts, das du übergeben könntest.
Bau die Blöcke in dieser Reihenfolge ein, jeweils zwei Wochen, bevor der nächste kommt. Zuerst die Diagnose-Fenster, weil sie den Rest bestimmen. Dann die Aufnahme-Blöcke und die Anrufblöcke. Dann der Freitagnachmittag mit Zahlen und Pipeline und der Nachsorge-Block, falls du sie seit Modul 6, 8 und 10 nicht ohnehin hast. Die Visite und die Bauzeit kommen zuletzt. In den ersten zwei Wochen wirst du die Blöcke verschieben, weil ein Kunde anruft und ein Auftrag drängt, und das ist normal. Ab der dritten Woche verschiebst du den Kunden, und das ist der Moment, in dem der Architekt übernommen hat.
Die Blöcke stehen. Bleibt die Frage, wer sich eines Tages in die Aufnahme-Blöcke setzt, und die Antwort beginnt damit, ein Bild zu korrigieren, das fast jeder Unternehmer im Kopf hat, wenn er das Wort Verkäufer hört.
Ein Block, der eine Uhrzeit und ein Endprodukt hat, kann übergeben werden, alles andere bleibt an dir hängen.
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